PowerPoint Grundkurs

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PowerPoint Grundkurs Sommersemester 2008 Rüdiger Grobe Was ist PowerPoint ? ã Ein vortragsbegleitendes Hilfsmittel zur Veranschaulichung bestimmter…
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PowerPoint Grundkurs Sommersemester 2008 Rüdiger Grobe Was ist PowerPoint ? • Ein vortragsbegleitendes Hilfsmittel zur Veranschaulichung bestimmter Vortragsinhalte • Hilfsmittel? Sind rein mündlich gehaltene Vorträge „OUT“? Griechische Rhetorik Kreide-Schultafel Diavorträge Flipchart Overhead-Projektor PC mit Datenbeamer • PowerPoint = EINES der PC-Programme 2 Veranschaulichung Kein Volltext des Vortrages auf den Folien der Präsentation ! Stattdessen: • Textinhalt mit wesentlichen Schlagworten visualisieren • „1 Bild statt 1.000 Worte“ • Zahlen grafisch umsetzen ! • Abstrakte Zusammenhänge als Schaubild – z. B. Organigramme, Teil-Ganzes-Beziehungen, Kausalfolgen, … 3 Warum PowerPoint ? • PowerPoint ist spezialisiert auf den genannten Zweck – anders als Word, Excel, Grafikprogramme, o. a. • Vorgefertigte Design– und Layoutvorlagen – eigener grafischer Designaufwand ist minimierbar • Trotzdem: individuelle Gestaltung ist möglich • Einfacher Import (Eingabe) von vorhandenen Daten – Texte, Tabellen, Grafiken, Bilder, … • Gezielte Produktion (Ausgabe) für verschiedene Medienformate – PC-Bildschirm, Dia, OHP-Folien, Papier (DIN A4 Handzettel bis Poster), … 4 Arbeitsoberfläche: Starten und Beenden • Starten – Programmaufruf und anschließendes "Datei öffnen" >>> Entwicklungsmodus oder – direkter Aufruf via Doppelklick auf das Dokument • mit Endung .ppt >>> Entwicklungsmodus • mit Endung .pps >>> Präsentationsmodus • Beenden – im Entwicklungsmodus • Menü: Datei | Beenden • oder Schließsymbol auf Symbolleiste oder Strg+Q ... – im Präsentationsmodus • Escape-Taste • oder rechte Maustaste >>> Kontextmenü >>> Präsentation beenden 5 Arbeitsoberfläche: Elemente im Anwendungsfenster • Titelleiste / mit Windows-Symbolen • Bildlaufleisten • Menüleiste • Symbolleisten: Standard, Format, evtl. Zeichnen oder andere … • Aufgabenbereich (Strg+F1) • Folienfenster • Notizenfenster • Register: Mini-Folien oder Textgliederung • Statusleiste • Ansichtssteuerung • Teilungsleisten 6 Arbeitsoberfläche: Programmeinstellungen • Zoom-Funktion verwenden – auf Standard-Symbolleiste oder Menü Ansicht | Zoom • Symbolleisten ein- und ausblenden – Menü Ansicht | Symbolleisten • Personalisierte Menüs ein- und ausschalten – Menü Extras | Anpassen | Optionen • Fensteransicht maximieren – Windows-Funktionen in Titelleiste 7 Grundlagen: Folien erzeugen • Symbolleiste Format >>> Neue Folie – oder Menü Einfügen | Neue Folie – oder Strg+M – oder Im Folien- oder Gliederungsregister – Einfügeposition wählen – rechte Maustaste >>> Kontextmenü >>> Neue Folie • Folie duplizieren – "Original"-Folie aufrufen / markieren – Menü Einfügen | Folie duplizieren • Folie(n) importieren aus anderen PowerPoint-Dateien – Menü Einfügen | Folien aus Datei... 8 Grundlagen: Mit Folien arbeiten • Zwischen den Folien wechseln – Doppelpfeile der Bildlaufleiste – Positionszeiger der Bildlaufleiste (mit Anzeige der Seitentitel) – Register Folien – Pfeiltasten: Pos1, Ende, Bild+, Bild- • Mehrere Folien markieren – Seriell: mit Umschalt-Taste beim nächsten Mausklick – Selektiv: mit Strg-Taste beim nächsten Mausklick • Folien löschen – Folie(n) markieren – Menü Bearbeiten | Folie löschen • oder Kontextmenü … 9 Grundlagen: Folienlayout zuweisen • Folie(n) auswählen (gfs. im Registerfeld) • Aufgabenbereich Folienlayout aufrufen – z. B. über das Menü Format | Folienlayout • Layout auswählen • Voreingestellt: „Titel und Text“ • Layout für neue Folie vorab bestimmen – Einfügeposition im Register markieren >>> Im Aufgabenbereich Folienlayout den kleinen Pfeil nach unten wählen >>> Neue Folie einfügen 10 Grundlagen: Entwurfsvorlage (Foliendesign) zuweisen • Folie(n) auswählen (gfs. im Registerfeld) • Aufgabenbereich Foliendesign aufrufen – z. B. über das Menü Format | Foliendesign • Design auswählen – gfs. mit rechter Maustaste: Große Vorschau anzeigen • alternativ: – im Aufgabenbereich Foliendesign - über den Befehl ganz unten - eine andere externe Datei mit einem gewünschten Design auswählen 11 Grundlagen: Mit Textplatzhaltern arbeiten (1) • Formatierung wie Vorlage / Anzeige des Aufforderungstextes • Neue Zeile / neuer Absatz – mit Aufzählungszeichen: Return-Taste – ohne Aufzählungszeichen: Umschalt-Taste + Return-Taste („weiches“ Return) • Ein- und Ausrückungen – nach rechts: Tab-Taste nach links: Umschalt-Taste + Tab-Taste – oder Ein- / Ausrückungssymbole auf der Symbolleiste • Mehr Text als Platz? – Schriftgrößenanpassung im Menü Extras | Autokorrektur-Optionen | ... • ... Titeltext anpassen • ... Untertiteltext anpassen 12 Grundlagen: Mit Textplatzhaltern arbeiten (2) • Markierungen im Text – Doppelklick – Mausbewegung • mit / ohne Ganzwortmarkierung: Menü Extras | Optionen | Bearbeiten – Mausklick mit Umschalttaste – Mausklick auf Aufzählungssymbol – Strg+A im Platzhalter – aber: Strg+A „auf“ Folie (ohne Platzhalterauswahl) markiert alle Objekte! • Position und Größe der Textplatzhalter – Mausaktionen auf dem Rand und den „Ziehpunkten“ des Platzhalter-Rahmens – resp. im Dialogfeld nach Doppelklick auf den Rahmen • Text resp. Textplatzhalter löschen – Textrahmen markieren (!!!), dann wie üblich löschen (z. B. Entf-Taste) – Stufe 1: Text verschwindet Stufe 2: Textplatzhalter verschwindet 13 Grundlagen: Elemente verschieben resp. kopieren • Mit Drag & Drop – Verschieben: einfache Mausbewegung mit dem markierten Element – Kopieren: Mausbewegung mit gedrückter Strg-Taste – … von Textteilen: zwischen allen Platzhaltern einer Folie – … von Folien: • im Register • in der Ansicht Foliensortierung • Alternativ: Über die Zwischenablage (folienübergreifend!) • Befehle im Menü Bearbeiten • oder Tastaturbefehle: Strg+X, ... oder rechte Maustaste >>> Kontextmenü • Aufgabenbereich Zwischenablage • Smarttags beachten ! 14 Grundlagen: Präsentationen erzeugen • Menü Datei | Neu – Aufgabenbereich Neue Präsentation • Leere Präsentation • Von einer Entwurfsvorlage (=> Foliendesign, .pot-Datei) • Vom AutoInhalts-Assistenten (=> Exkurs) • Aus bestehenden Präsentationen • oder Symbol auf Standard-Symbolleiste 15 Exkurs: AutoInhalts-Assistent • Nicht nur fertige Layouts sind verfügbar … • … sondern auch inhaltliche Gliederungen (Themengerüste) stehen zur Verfügung • Beispiel: – Menü Datei | Neu >>> Aufgabenbereich Neue Präsentation >>> Vom AutoInhalt-Assistenten… >>> Präsentationstyp auswählen (z.B. Projekte >>> Zwischenbericht) >>> Präsentationsformat auswählen (z. B. Bildschirm oder Dia, …) >>> Präsentationstitel und Folien-Elemente (Seiten-Nr., …) festlegen • Nachbearbeitung jederzeit möglich 16 Grundlagen: Seitenformate / Drucken, Speichern • Seitenformatierung – Menü Datei | Seite einrichten mit Wahl des Ausgabe(medien)formates – Voreinstellungen: Bildschirmpräsentation / Querformat • Drucken – Menü Datei | Drucken mit Wahl von Folien, Handzettel, Notizblätter – resp. Drucksymbol • Speichern – Menü Datei | Speichern unter mit Wahl des Dateityps .ppt, .pps, .pot ! – resp. Menü Datei | Speichern – resp. Speichersymbol auf Symbolleiste 17 Objekte: Diagramme • Diagramm und Datentabelle erstellen – Menü Einfügen | Diagramm • Datentabelle nachträglich bearbeiten – Diagramm mit Doppelklick markieren – rechter Mausklick in Zeichnungsfläche > Datenblatt 90 80 70 60 50 Ost 40 West 30 Nord 20 10 0 1. Qrtl. 2. Qrtl. 3. Qrtl. 4. Qrtl. 18 Objekte: Schematische Darstellungen • Organigramm (und andere Grafiken) erstellen – Menü Einfügen | Schematische Darstellung • Organigramm (…) formatieren – Doppelklick auf das Objekt asdf qwer ghjk zuio 19 Objekte: Bilder • Bilder einfügen – Menü Einfügen | Grafik | Aus Datei… • Bilder "formatieren" – Doppelklick auf das Bild 20 Objekte: Eigene Grafik-Elemente / Autoformen • Grafik-Elemente einfügen – Menü Einfügen | Grafik | Autoformen • Grafik-Elemente formatieren – Doppelklick auf das Grafik-Element Zylinder 21 Objekte: Tabelle • Tabelle einfügen – Menü Einfügen | Tabelle • Tabelle formatieren – Doppelklick auf den Tabellenrand asdf ghjk löä# 123 456 789 22 Objekte: allgemein (1) • Nach Markierung mit Einfach-Klick – Verschieben mit gedrückter Maustaste – Größenänderung mit den weißen Ziehpunkten – Proportionale Größenänderung mit zusätzlicher Umschalttaste – Drehen mit dem grünen Drehpunkt (bei Grafiken und Bildern) – Löschen mit Entf-Taste • Doppel-Klick auf das Objekt – diverse Formatierungsmöglichkeiten im zugehörigen Formatierungsfenster 23 Objekte: allgemein (2) • Ausrichten von Objekten – Menü Ansicht | Raster und Führungslinien ????? • Objekte am Raster ausrichten – Raster <=> ein- oder ausgeblendete "magnetische" Linien – Rasterlinienabstand => bestimmt mögliche Objektpositionen! • Führungslinien / Zeichnungslinien – einblenden / ausblenden im Dialogfenster – verschieben: mit Maus bewegen – weitere Linien erzeugen: mit Strg-Taste und Maus – löschen: mit Maus von der Folie ziehen • Objekte aneinander ausrichten – zwei oder mehr Objekte markieren – Symbolleiste Zeichnen – ................. 24
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